Zeitmanagement – Mit weniger Aufwand zu bessere Ergebnisse

Ich glaube, dass kein Thema mehr Bibliotheken und Schriftstücke füllt als das Thema Zeitmanagement. Dabei kann man die Zeit gar nicht managen, denn die Uhr tickt und tickt und tickt unaufhaltsam dahin. Und mit jeder Sekunde, Minute und Stunde geht wertvolle Lebenszeit von dannen, die unwiederbringlich verloren ist.

Zeitmanagement - Mit weniger Aufwand zu bessere Ergebnisse
Zeitmanagement – Mit weniger Aufwand zu bessere Ergebnisse | © by guidopeternell

Ich habe einige Zeitmanagement-Seminare besucht und bei jedem etwas dazu gelernt. Und trotzdem konnte ich meine Zeit nicht managen, sondern nur mich selbst. Deshalb sollte das Thema eher Selbstmanagement heißen.

Mein kleiner Zeitmanagement-Werkzeugkasten für dich

Dieser Beitrag soll deshalb kein weiter, herkömmlicher Zeitmanagement-Beitrag sein, sondern dir aufzeigen, mit welchen Mitteln und Techniken ich mich und meine mir zur Verfügung stehende Zeit unter einen Hut brachte. Sozusagen mein kleiner Werkzeugkasten, der dir dabei helfen soll, mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse erzielen zu können.

Die Wichtigkeit deiner Lebenszeit

Wenn ich sehe, wie manche Leute ihre kostbare Lebenszeit verschwenden, dann drehen sich mir die Augen um. Sie sind sich dabei nicht im Klaren, dass jede verschwendete Minute uneinbringlich verloren ist. Niemand kann die jemals wieder zurückbringen. Und da ich gerne mit Metapher arbeite, habe ich auch in meinen Seminaren zu diesem Thema ein Maßband für jeden, das ihn zeigen soll, wie weit seine Lebenszeit schon fortgeschritten ist.

Das Maßband deines Lebens
Das Maßband deines Lebens | © by guidopeternell

Einladung zu einem kleinen Experiment

Ich BITTE dich, dieses Experiment wirklich durchzuführen. Es ist sehr wichtig für dich und dein Zeitmanagement! Nimm dir ein Maßband zur Hand. Das bekommst du gratis aus Papier im Baumarkt oder bei Ikea.

Schneide das Maßband bei 85 cm ab. Danach schneidest du von 1 bis 85 so viele Zentimeter ab, wie alt du bist. Zum Beispiel bei 30, 40 oder 50 Zentimeter. Das was übrig bleibt bis 85 sind die dir wahrscheinlich noch verbleibenden restlichen Lebensjahre. Das sind beim oberen Beispiel 55, 45 oder 35 Jahre zum Leben. Mir bleiben mit meinen 68 Jahren wahrscheinlich nur mehr läppische 17 Restjahre, in denen ich, wenn Gott will, das Leben auf dieser Welt noch genießen kann.

Hat noch nichts mit Zeitmanagement zu tun, ist aber krass

Ich finde es krass und deshalb achte ich darauf, dass ich in meinen wahrscheinlich restlichen 17 Jahren noch so viel wie möglich Dinge unterbringe, die ich auf meiner Löffelliste stehen habe. Ich habe also keine Zeit mehr, um meine wertvolle Lebenszeit zu verschwenden. Und je früher du aufhörst, wertvolle Lebenszeit zu verschwenden, umso mehr kannst du in deinem Leben erreichen oder unternehmen.

Mein persönlicher Zeitmanagement-Werkzeugkasten für dich

Wie ich schon oben schrieb, soll das kein üblicher Zeitmanagement-Beitrag sein. Diese ähneln sich nämlich alle, denn jeder kocht nur mit Wasser. Ich habe für dich MEINEN Zeitmanagement-Werkzeugkasten zusammengestellt. Er beinhaltet die Werkzeuge, die ich für mich wichtig halte und die mir dabei helfen, meine noch verbleibende Rest-Lebenszeit so effektiv wie möglich zu nutzen. Die Reihenfolge meiner Werkzeuge ist zufällig gewählt.

Mein Zeitmanagement-Werkzeugkasten
Mein Zeitmanagement-Werkzeugkasten | © by guidopeternell

Guidos Zeitmanagement-Werkzeugkasten

1. Zeitmanagement und Aufgaben

Ich empfehle dir, große Aufgaben, auch wenn sie nur groß wirken, in mehrere kleinere Aufgaben aufzuteilen. Zu voluminöse Aufgaben bereiten unnötig Stress. Kleinere Aufgaben mit Zwischenzielen erhöhen die Motivation und verhindern die Aufschieberitis. Dadurch kannst du strukturierter vorgehen und den Fortschritt deiner Aufgaben besser feststellen. Ähnliche Aufgaben erledige ich blockweise. Das können Telefonate, E-Mails beantworten oder andere Routinearbeiten sein.

2. Zeitmanagement und Delegieren

Das Delegieren musste ich erst lernen. Als ich im Aufbau meiner Unternehmensberatung war, schaffte ich mir mit guten Mitarbeitern ein optimales Umfeld. Jeder von ihnen hatte Aufgaben über, in denen sie gut waren. Sie erledigten diese gleich gut oder sogar besser als ich und deshalb mischte ich mich kaum in ihre Arbeit ein. Ich habe mich auf meine Stärken konzentriert und hatte dazu als Chef auch das Controlling über.

3. Zeitmanagement und Organisation

Organisation und strukturierte Aktivitäten haben mein Zeitmanagement ungemein erleichtert. Ich hatte schon in meiner Zeit als Fahrschullehrer statt einem Jahreskalender einer Versicherung mein TimeSystem, in dem ich meine Arbeit (Fahrstunden) und Aktivitäten organisierte. Darin notierte ich all meine Aufgaben und Termine.

Weil mich schon relativ früh das handschriftliche Übertragen unerledigter Aufgaben auf den nächsten Tag störte, wechselte ich auf die digitale Organisation. Das war damals ein Palm Handheld-Computer, der später durch mein Smartphone abgelöst wurde. Damit organisiere ich meine Termine, Zeitpläne, To-do-Listen und alles, was mir im Kopf herumschwirrt. Ich spare mir dadurch Zeit, mein Kopf (in meinem Alter) wird entlastet und ich vergesse nichts, da ich automatisch daran erinnert werde.

4. Zeitmanagement und Planung

Louis Pasteur sagte. „Der Zufall trifft nur einen vorbereiteten Geist.“ Dieses Zitat weist bereits auf die Wichtigkeit der Planung hin. Ich plane in meinem Alter auch noch immer mein Jahr, meine Woche und auch meinen Tag voraus. Wichtige Aktivitäten terminiere ich konsequent zuerst. Auch Pufferzeit für unvorhergesehenes plane ich ein. Und meine Freizeit kommt in diesem Plan auch nicht zu kurz. Ohne diese Planungen würden mich meine Enkelkinder zu gerne „immer“ beanspruchen.

Auch in meinem (Un)ruhestand arbeite ich nicht planlos darauf los, da mir meine noch zur Verfügung stehende Rest-Lebenszeit zu wichtig ist. Ein Zeitplan bietet mir Orientierung sowie auch Zeit, um über mich bewegende Dinge nachdenken zu können. Zudem verliere ich dadurch auch in Stresssituationen nicht den Überblick.

5. Zeitmanagement und Multitasking

Multitasking produziert Stress und Fehler. Trotzdem ist dies heute eine von vielen gelebte Praxis. Die Frage ist nur: „Um welchen Preis?“ Parallel verrichtete Tätigkeiten nehmen vermehrt unsere Ressourcen in Anspruch. Multitasking macht dich weder erfolgreicher noch effizienter. Wir Menschen können uns nur zu 100 Prozent auf EINE Sache konzentrieren. Die gleichzeitige Ausführung mehrerer Tätigkeiten, splitten auch die 100 Prozent Konzentration, die uns zur Verfügung steht, auf.

Ich bin betreibender Monotasker und widme mich am liebsten konzentriert einer Tätigkeit nach der anderen. Dabei vermeide ich Ablenkungen, Unterbrechungen und sonst irgendwelche Zeitdiebe. Dies habe ich WIEDER von meinen Enkelkindern gelernt, die sich immer aufs Hier und Jetzt konzentrieren konnten. Heute, nach ein paar Jahren Erziehung und Kindergarten, erkenne ich bei ihnen Anzeichen von Multitasking, das ich ihnen am liebsten wieder abgewöhnen möchte.

6. Zeitmanagement und Ziele (richtig) setzen

Zeitmanagement ohne Ziele zu setzen ist nur die halbe Miete. Wenn du weißt, was du bis wann erreicht haben möchtest, dann fallen dir dafür notwendige Entscheidungen leichter. Nur Ziele können dir eine Entscheidungshilfe dabei sein, zwischen wichtigen und unwichtigen Tätigkeiten zu unterscheiden.

7. Zeitmanagement und Prioritäten

Unter Punkt 6 ging es um wichtige und unwichtige Entscheidungen. Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode, mit der ich lernte, die wichtigen von den dringenden Aufgaben zu trennen. Meine Prioritäten bestimme ich durch die PEPE-Regel, die folgend lautet: „Priorität vor Eiligkeit, vor Perfektion und vor zu schnellem Erfolg!“ Weitere Methoden dazu findest du schön zusammengefasst in meinem Blogbeitrag „SelbstMANAGEMENT – die Tür aus dem Hamsterrad!“

8. Zeitmanagement und Aufschieberitis

Wer schiebt nicht gerne unangenehme Aufgaben von einem Tag auf den anderen? Ich nicht mehr, denn ich habe die Erfahrung gemacht, dass dabei aus einem Schneeball eine riesengroße Schneekugel wird, die dich dann leicht überrollen kann. Klar müssen manche Aufgaben verschoben werden, wenn zum Beispiel Infos und dergleichen für die Abarbeitung der Aufgabe noch fehlen. Oder auch, wenn eine andere Aufgabe eine höhere Priorität aufweist.

Ist das jedoch nicht der Fall, dann bleiben unangenehme Aufgaben immer im Hinterstübchen hängen und machen, als noch unerledigte Aufgabe Stress, ohne dass man an der Aufgabe arbeitet. Somit werden unangenehme Aufgaben durch die Aufschieberitis immer unangenehmer und für manche dadurch sogar unlösbar. Mach es mir nach und erledige unangenehme Aufgaben immer zuerst.

9. Zeitmanagement und Everybody’s Darling

Ich war jemand, der es allen recht machen wollte. Dafür bezahlte ich einen hohen Preis. Ich habe, damit ich jeden glücklich machen konnte, mein Verhalten meinem Gegenüber angepasst. Dadurch waren die anderen zwar glücklich, ich jedoch unglücklich und nicht mehr ich selbst. Mir war jedoch meine Authentizität sehr wichtig und deshalb kämpfte ich immer mit mir selbst. Ich musste also lernen, es nicht jedem recht machen zu können. Ein Buch lautet sogar „Everybody’s Darling, everybody’s Depp!“

Dadurch lernte ich auch, niemandem eine Erfahrung ersparen zu können. Jeder muss seine Erfahrungen selbst machen. Vor allem die Personen, die immer alles besser wissen und trotzdem nichts oder nur wenig auf die Reihe bekommen. Deshalb habe ich gelernt, wenn es angemessen ist, auch mal NEIN zu sagen. Und genau diese 4 Buchstaben führten bei mir zu mehr Zeit, die ich seither konstruktiv nutzen kann.

Noch einmal zur Erinnerung an dein Experiment

Wie viele Jahre bleiben dir noch bis zur Löffel-Abgabe?
Wie viele Jahre bleiben dir noch bis zur Löffel-Abgabe? | © by guidopeternell

Wie viele Jahre bleiben dir noch von deiner wertvollen Lebenszeit? Wie viele Zentimeter blieben vom Maßband übrig, wenn du dein Alter (Jahre) und die letzten 15 Zentimeter bis zum Ende des Maßbandes (1 Meter) weggeschnitten hast? Und wie viel hast du auf deiner Löffelliste stehen, das du noch umsetzen, machen oder erreichen willst? Ich hoffe für dich, dass es sich ausgeht.

Fazit:

Natürlich beinhaltet Zeitmanagement noch weitere Werkzeuge. Mir war es jedoch wichtig, dir zu zeigen, wie ich mich selbst manage und damit mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse erziele. Dabei geht es mir nicht darum, meine Zeit zu verwalten, sondern primär darum, diese zu gestalten.

Es nützt nichts, wie im Hamsterrad immer schneller zu laufen, ohne zu wissen, in welche Richtung du willst. Werde dir darüber im Klaren, ob du deine kostbare Lebenszeit für die richtigen oder falschen Dinge einteilen willst. Frage dich dabei, welche Dinge dir in deinem Leben Sinn verleihen und strebe danach, denn auch deine Lebenszeit hat ein Ablaufdatum. Nutze und fülle diese bis dahin mit Dingen, die dich glücklich machen. Starte noch heute damit.

Für deinen Erfolg!

Dein sein Zeit- und Selbstmanagement gut im Griff habender

Guido – Autor: Guido Peternell

P.S.: Wenn du deine Zeit sinnvoll gestalten kannst, dann bist du freier in all deinem Wirken.

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