SelbstMANAGEMENT – die Tür aus dem Hamsterrad

Die beiden Begriffe SelbstMANAGEMENT und ZeitMANAGEMENT kommen beruflich wie auch privat immer öfter vor. Das hat wahrscheinlich die Ursache darin, dass durch die vielen verschiedenen Möglichkeiten die Aktivitäten-Konkurrenz immer größer wird.

SelbstMANAGEMENT - die Tür aus dem Hamsterrad
SelbstMANAGEMENT – die Tür aus dem Hamsterrad | © by guidopeternell

Auch deine LebensZEIT schreitet unaufhaltsam voran. Mit jeder Sekunde, die vergeht, vergeht auch eine Sekunde deiner wertvollen LebensZEIT. Jetzt wirst du sagen: „Aber was ist denn schon eine Sekunde?“

Viele Sekunden aneinandergereiht ergeben Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate und auch Jahre. Immer mehr Menschen haben das Gefühl, weniger Zeit zu haben und deshalb suchen sie nach Möglichkeiten, dieses Defizit mit gutem Zeit- und SelbstMANAGEMENT in den Griff zu bekommen.

Thema ZeitMANAGEMENT

Zuerst habe ich mich nur mit dem Thema Zeitmanagement auseinandergesetzt. Durch meine vielen Tätigkeiten als Inhaber, Geschäftsführer, Gründungsmitglied, Projektleiter, Konzepter, Chef und weiß Gott noch alles glaubte ich, diese verschiedenen Tätigkeiten alle unter einem Hut bringen zu können. Ich buchte ein ZeitMANAGEMENT-Seminar nach dem anderen und wurde Meister des ZeitMANAGEMENTS.

Ich perfektionierte mein ZeitMANAGEMENT mit TimeSystem und reizte mein Zeitplanbuch regelmäßig aus. Was ich jedoch dadurch nicht in den Griff bekam war, dass die Liste der unerledigten Aufgaben nicht kürzer, sondern länger wurde. Täglich musste ich mehr unerledigte Aufgaben auf den nächsten Tag übertragen. Diese Arbeit raubte mir auf Dauer nicht nur noch mehr Zeit, sondern auch Energie und Motivation.

Kluge Methoden im ZeitMANAGEMENT

Dabei wollte ich damit nur mein Zeit- und Arbeitsverhalten optimieren. Da mir dies nicht so richtig gelang, studierte ich eine kluge Methode nach der anderen und baute sie in mein Denken und Arbeiten mit ein. Die Eisenhauer-Methode lernte mir, die wichtigen Aufgaben von den dringenden zu trennen. Die ALPEN-Methode von Lothar J. Seiwert lehrte mich, meinen Tagesablauf besser zu planen und zu kontrollieren. Mit der SMART-Methode lernte ich meine Ziele richtig und aussagekräftig zu setzen. Es gibt noch viel mehr Methoden, die sich in der Wirkung auch teilweise überschneiden.

Planungs-Apps und -Programme

Zudem gibt es diverse Programme und Apps, die dir dabei helfen, deine Aufgaben zu planen und zu erledigen. Wunderlist verspricht dir zum Beispiel, dein Leben damit synchronisieren zu können. Mit Evernote kannst du beispielsweise deine Ideen, Projekte und To-do-Listen erfassen und organisieren. Mit OmniFocus kannst du beispielsweise Projekte erstellen, Aufgaben hinzufügen, alles synchronisieren und vieles mehr. All diese Hilfsmittel (Zeitplanbücher, Apps, Programme) sollen dir dabei helfen, dein Wirken zu planen und zu organisieren, um motiviert deine Ziele erreichen zu können.

Mit ZeitMANAGEMENT allein kam ich nicht weiter

Ich habe relativ lange gebraucht, um herauszufinden, dass ich meine Herausforderungen mit ZeitMANAGEMENT allein nicht bewältigen kann. Ein Grund dafür ist, dass man die Zeit nicht managen kann. Ich wurde dadurch nur ein Gefangener meiner Uhr. Ich verbrachte trotz ZeitMANAGEMENT viel Zeit im Auto und sinnlosen Meetings. Das wirkte sich bei mir auch körperlich aus.

Gewicht und Blutdruck waren besorgniserregend

Die Körperwaage schnellte auf dreistellig und mein Blutdruck erreichte die 220er Marke und mehr. Mir ging es immer schlechter und ich konnte nachts nicht mehr schlafen. Auf der Autobahn hatte ich dreimal Sekundenschlaf und nur Glück, dass dabei nichts passiert ist. Als ich damals meinen Hausarzt aufsuchte sagte dieser: „Guido, du bist in einem Zustand als wenn du auf der Überholspur der Autobahn sitzt und wartest, bis du von einem Auto abgeschossen wirst!“

Die richtigen Worte gefunden

Diese erschreckende Ansage meines Arztes verstand ich sofort. Als ich wieder in meinem Büro saß machte ich eine +/- Liste, in der ich all meine Projekte und Tätigkeiten auflistete. Plus für das, was mir noch Spaß bereitete und Minus für das, was mir Zeit kostete und Stress bereitete. Mir wurde beim Erstellen meiner +/- Liste so richtig bewusst, dass ich alles nur für meine Kunden, jedoch (fast) nichts für mich selbst tat.

Um beruflichen Erfolg zu haben, habe ich alles diesem Erfolg untergeordnet. Ich litt darunter, meine Familie litt darunter, meine sozialen Kontakte litten darunter und vieles mehr. Nur um jedermanns Liebling zu sein vernachlässigte ich alles Private und was mir auch noch wichtig war. Gott sei Dank hatte ich eine Familie, die hinter mir stand und mich unterstützte.

Ich zog die Konsequenzen

Nach dem Erstellen meiner +/- Liste machte ich mich daran, mich von allem zu trennen, was auf der Minus-Seite der Tabelle stand. Ich wusste, wenn ich nicht die Konsequenzen ziehe, kann es sein, dass es mich nicht mehr lange gibt oder ich durch einen Herzinfarkt zum Pflegefall werde. Das wollte ich meiner Familie und mir ersparen.

Ich kündigte deshalb Zehnjahresverträge und verlor damit mit einem Schlag 2/3 meiner Kunden. Zudem machte ich wieder Sport, um auf mein Idealgewicht zu kommen und damit auch meinen Blutdruck wieder in Griff zu bekommen. Als weiteres fand ich eine Lösung für mein Zeitproblem. Ich nenne diese Lösung SelbstMANAGEMENT.

Warum SelbstMANAGEMENT?

Das ist heute für mich ganz einfach zu erklären. Die Zeit lässt sich nicht managen, denn sie vergeht immer gleich schnell. Sekunde für Sekunde. SelbstMANAGEMENT ist ein lebenslanger Prozess und ein Ausloten von Möglichkeiten. Auch wenn ich regelmäßig versuche, in immer weniger Zeit effizienter zu arbeiten, stoße ich dabei immer wieder auf Fallen und erleide diesbezüglich Rückschläge. Niemand ist perfekt, auch ich nicht.

Der Stress wird immer mehr

Wenn du Stress hast und glaubst, dass dies weniger wird, dann muss ich dich enttäuschen. Die Datenmenge nimmt zu, die Zahl der E-Mails ebenso, jeder in deinem Umfeld möchte noch schnellere Antworten und die Erwartungen an deine Reaktionszeit steigt täglich. Auch im privaten Umfeld wachsen die Möglichkeiten, Angebote, Erwartungen an die Gesundheit, Fitness, perfekte Familie und dergleichen weiter. Besser zu werden ist keine Option mehr, sondern ein Muss, wenn wir nicht im Stress ertrinken wollen.

Eine Online-Studie zur Arbeitseffizienz im deutschsprachigen Raum ergab, dass die Bearbeitung von E-Mails pro Woche einen Tag dauert, dass 30% der E-Mails als unproduktiv empfunden werden, dass 2/3 der E-Mails auch außerhalb der Arbeitszeit beantwortet werden, dass trotzdem wichtige E-Mails unbeantwortet bleiben und dass sich alle 2 Jahre die Anzahl der E-Mails verdoppelt. Ist das nicht erschreckend?

Ist Erfolg von viel Arbeit abhängig?

Viele glauben, dass Erfolg mit viel Arbeit zu tun hat. Auch ich war dieser Meinung. Das Ergebnis dieser Meinung (Blutdruck, Gewicht, Zeitmangel, ZeitMANAGEMENT-Seminare…) konntest du oben lesen. Deshalb kann ich heute sagen: „Nein, nicht von viel Arbeit sondern von SelbstMANAGEMENT!“ Auch du hast nur 100% deiner Energie zur Verfügung. Ich hatte 100% meiner Energie für Arbeit verplant. Gesundheit, Familie und Lebenssinn kamen in meiner Planung gar nicht vor. Das musste ja schief gehen.

Heute habe ich meinen Energiehaushalt für mich ausgewogen geregelt. 40% Energie verwende ich für die Arbeit, 25% Energie für die Gesundheit (Sport), 25% für die Familie (meine Enkelkinder freuen sich, wenn Opa für sie Zeit hat, mit ihnen etwas bastelt oder unternimmt) und 10% Energie habe ich für Lebenssinn reserviert. Hier findest du die für mich wichtigsten 4 Bereiche zum Nachlesen.

Wieviel deiner kostbaren Lebenszeit steht dir noch zur Verfügung?

Unsere kostbare Lebenszeit
Unsere kostbare Lebenszeit | © by guidopeternell

Da ich mein Leben liebe und keine Zeit verlieren möchte, habe ich mir folgende zwei Kernfragen gestellt:

  • Wie kann ich so viel Dinge wie möglich in meinem Leben unterbringen?
  • Wie finde ich Glück, Zufriedenheit und ein erfülltes Leben?

Bei der Suche nach Antworten auf diese zwei Fragen, bin ich auf den iranischen Arzt Prof. Dr. Nossrat Peseschkian gestoßen. Er forschte in 16 verschiedenen Kulturkreisen nach der Frage, welche Bereiche den persönlichen Lebenserfolg tragen und entwickelte daraus sein vier Säulen Modell.

Prof. Dr. Nossrat Peseschkian: 4 Säulen Modell
Prof. Dr. Nossrat Peseschkian: 4 Säulen Modell | © by guidopeternell

Es geht hier nicht um gleich viel Zeit und Energie für jede Säule, sondern um angemessene Aufmerksamkeit. Es nützt nichts, wenn du die Bereiche ausgewogen hältst, aber nur mit dem Schongang fährst. Finde also das für dich richtige Maß. Wenn du in einem Bereich deine Erfüllung findest, dann kannst du auch anderen Bereichen weniger Aufmerksamkeit schenken. Du darfst sie nur nicht vernachlässigen.

Pünktlich und zuverlässig

Ich lass mich nicht mehr von der Uhr oder der Zeit bestimmen. Das heißt nicht, dass ich keine Uhrzeit mehr brauche. Ich bin deshalb trotzdem pünktlich und zuverlässig. Sondern es heißt, dass es mir nicht mehr darum geht, alles in gewisser Zeit unter zu bringen, sondern die richtigen Dinge zu TUN und mein Augenmerk statt auf die Zeit, auf mein Ziel zu konzentrieren. Somit habe ich immer mein Navi im Auge.

Meine zwei Ideengeber dafür sind der italienische Ing. Ökonom und Soziologe Vilfredo Federico Pareto und der britische Historiker, Soziologe und Publizist Cyril Northcote Parkinson. Von Vilfredo Federico Pareto lernte ich, dass ich 80% der Ergebnisse in 20% der Zeit erreichen kann. Damit versuche ich meinen Perfektionismus einzudämmen. Von Cyril Northcote Parkinson lernte ich, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Das bedeutet für mich, dass ich weniger Zeit für meine Arbeiten veranschlagen soll, damit ich sie schneller erledigen kann.

Prioritäten setzen

Ein wichtiger SelbstMANAGEMENT-Tipp lautet „Prioritäten setzen“. Dieser Tipp ist sehr gut durch die folgende PEPE-Regel zu erklären:

PEPE-Regel: Wichtige Dinge vor dringende Dinge
PEPE-Regel: Wichtige Dinge vor dringende Dinge | © by guidopeternell

Ich habe mir angewöhnt, die wichtigen Dinge vor den dringenden Dingen zu TUN. Zudem sind für mich seit dem kennen dieser Regel die Prioritäten wichtiger als die Perfektion. Sie kommen für mich auch vor einem möglichen schnellen (!) Arbeitserfolg! Ich nutze die Morgenstunden (die haben ja bekanntlich Gold im Mund), um wichtiges zu erledigen. Dazu schotte ich mich ab, schalte E-Mails und das Handy aus und lass mich auch durch soziale Medien nicht ablenken. Und so arbeite ich an den Dingen, die mich meinen Zielen näherbringen.

Mein persönlicher Arbeitsstil

Und zu guter Letzt verrate ich dir noch meinen persönlichen Arbeitsstil. Dabei nehme ich einen Vorgang nur einmal in die Hand und lege ihn erst dann wieder weg, wenn ich eine Handlung eingeleitet habe. Bevor ich etwas neues beginne, konzentriere ich mich auf eine Tätigkeit und schließe diese ab. Ich starte mit den wichtigen (auch unangenehmen) Dingen und erledige nur echte Sofortaufgaben gleich.

Gleichartige Arbeiten erledige ich serienweise. Unerledigtes mache ich sichtbar, damit ich es nicht übersehe. Kommunikationsvorgänge (Meetings, Telefonate…) bereite ich immer vor. Routine-Tätigkeiten erledige ich meistens dann, wenn meine Leistungskurve am Tiefpunkt ist und jeden Abend plane ich meinen nächsten Tag.

Bedenke: Arbeit ist wichtig, aber nicht alles. Das Leben soll auch gelebt werden und deshalb sorge neben der Arbeit für einen gesunden Ausgleich unter den vier oben kennengelernten Bereichen. Entwickle dich in deinem SelbstMANAGEMENT weiter und sei konsequent in der Umsetzung.

Für deinen Erfolg!

Dein sich immer besser selbstmanagender

Guido – Autor: Guido Peternell

PS: Für ein gutes SelbstMANAGEMENT ist es wichtig zu wissen, wohin du willst und welche Bereiche in welchem Ausmaß für dich wichtig sind.

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