Sehr geehrte Damen und Herren,
delegieren ist eine Kunst. Die sollten Sie beherrschen, wenn Sie (noch) erfolgreich(er) mit Ihrer Fahrschule werden wollen. Schön dass Sie auch heute wieder dabei sind. Im heutigen Beitrag werden wir das Thema Delegation vertiefen. Die Kunst an der Delegation ist das Loslassen können. Nur wenn Sie loslassen können, wird es Ihnen gelingen, richtig zu delegieren und damit komplette Aufgabenbereiche weiter zu geben. Hier ein kleines Beispiel dazu:
Sie sind Betreiber(in) einer Fahrschule mit zwei Mitarbeitern. Einer Bürokraft und einem zusätzlichen Fahrlehrer neben Ihnen. Sie kommen in die Garage und sehen, dass eine Glühbirne bei der Garagenbeleuchtung kaputt ist. Nun gibt es folgende zwei Möglichkeiten, die Sache zu bereinigen. 1.) Sie erneuern die Glühbirne selbst oder 2.) Sie delegieren an Ihren Fahrlehrer, diese Glühbirne auszutauschen. In einer Woche bemerken Sie, dass im Fahrschul-WC eine Glühbirne defekt ist. Auch hier gibt es die oben angeführten zwei Möglichkeiten der Lösung.
Abgesehen davon, dass die meisten Fahrschulbetreiber die Glühbirne selbst austauschen werden, finde ich, dass sie wichtigeres zu tun haben. Noch dazu, wenn der oder die Angestellten nicht zu 100% ausgelastet sind und trotzdem Geld kosten. Wenn Sie dann bei jeder kaputten Glühbirne die Arbeit delegieren müssten, dann würde das sarkastisch gesagt auch in Arbeit ausarten.
Die meisten Fahrlehrer sind handwerklich begabt und deshalb empfehle ich Ihnen, darüber nachzudenken, wer in Ihrer Fahrschule solch kleine Defekte entdecken und beheben könnte, ohne dass Sie dies im Bedarfsfall immer wieder delegieren oder selbst machen müssten. Dieses kleine Beispiel könnte ich jetzt auf die Kraftfahrzeuge (Sauberkeit, Reifen, Öl …), auf den Theorieunterricht (neue Präsentationen …), auf die Prüfungsorganisation und so weiter ausdehnen. Zu all diesen Bereichen gäbe es eine eigene kleine Geschichte zu erzählen, an der man erkennt, dass es delegierbare Verantwortungsbereiche gibt, um es nicht immer selbst erledigen zu müssen.
Es kann gut sein dass der delegierte Bereich nicht auf Anhieb funktioniert. Vor allem dann nicht, wenn Ihre Gedanken, dass Sie nur selbst alles am besten machen, wieder von Ihnen Besitz ergreifen. Fakt ist jedoch, dass durch Delegation und dazugehöriger Förderung über kurz oder lang Ihre Fahrschule runder läuft als wenn Sie alles selbst erledigen müssen. Delegieren Sie deshalb immer gesamte Verantwortungsbereiche, auch wenn sie noch so klein oder groß sind.
Beim Delegieren sind Sie auf ausgebildete und qualifizierte Mitarbeiter, die selbstständig denken, angewiesen. Auch hier zeigt sich wieder die Wichtigkeit, all Ihre Mitarbeiter regelmäßig aus- und weiterbilden zu lassen. Je fitter Ihre Mitarbeiter in ihrem Denken und Tun sind, desto einfacher und effektiver wird für Sie das Delegieren. Sollten Sie jedoch bereits bei der Delegation befürchten, dass dies nicht gut gehen kann, dann wird die Befürchtung die Sie haben auch eintreten und Ihnen recht geben, ob Sie es wollen oder nicht.
Klare Anweisungen erleichtern die Umsetzung
Oft werden Anweisungen zwischen Tür und Angel gegeben. Dadurch sind sie ungenau und die Delegation kommt nur unzureichend beim Empfänger an. Wie soll dieser Ihre Anweisung zu Ihrer Zufriedenheit ausführen, wenn er nicht weiß, was Sie sich vorstellen? Zudem können bei der mündlichen Delegation leicht Missverständnisse entstehen. Andererseits ist es sehr sinnvoll, diverse Aufträge, Besprechungen und deren Ergebnisse schriftlich festzuhalten. Damit können Fehlinterpretationen vermieden und optimale Ergebnisse erzielt werden.
Gute (Selbst)organisation ist motivierend
Früher verwendete ich das Zeitplanbuch Time/system®. Dieses ausgeklügelte System half mir dabei, mich und meine Zeit optimal zu managen. Dieses Time/system® wurde vom Nokia Communicator und in weiterer Folge vom BlackBerry Bold 9700 abgelöst. Alles Geräte, die mir das Synchronisieren der Daten mit Microsoft Outlook möglich machten. Seit meiner Arbeit mit Time/system® habe ich meine Selbstorganisation komplett umgestellt.
Mobiles Büro schafft Ordnung und System
Heute habe ich in meinem BlackBerry neben der Zeit und Aufgabenplanung einen Safe, in dem ich mit einem Masterkennwort gesichert all meine Kennwörter verwalte. Eine eigene Firmenrubrik mit Bankdaten, DVR Nummer, Firmenbuchnummer, UID Nummer. Eine Ideen-Abteilung, in die ich jederzeit gute Ideen eintrage. Eine Besprechungs-Abteilung, in die ich alle zu besprechenden Dinge eintrage. Eine Kunden-Abteilung, in die ich Dinge eintrage, die mir bei Kundenbesuche auffallen und vieles mehr. Alles ganz einfach per Knopfdruck synchronisierbar mit meinen Computern. Meinen BlackBerry habe ich überall mit und somit mein mobiles Mini-Büro immer zur Hand.
Mobiles Büro als nützlicher Begleiter
Seit meinem Time/system® und Smartphone brauche ich keine Ideen oder Notizen mehr auf irgendwelche Zettel schreiben, um sie dann irgendwo zu verlieren oder zu vergessen. Weiters erspare ich mir dadurch die so genannten Briefkörbe auf meinem Schreibtisch, in denen Projekte und Aufgaben gestapelt auf nächsten Tag, nächste Woche oder nächsten Monat verschoben wurden. Heute kann ich im Smartphone meine Tages-, Wochen- und Monatspläne warten, Kundendaten anlegen, Ideen notieren, Besprechungen planen und habe die wichtigen Dinge somit immer bei mir. Mein Kopf ist damit freier für neue Dinge und gibt mir das gute Gefühl, nichts zu vergessen und an wichtige Dinge rechtzeitig erinnert zu werden. Zudem verwende ich mein Smartphone auch als Diktiergerät, um mir beispielsweise bei einer Autofahrt diverse Gedanken festzuhalten.
Infoboard für Mitarbeiter
Wenn Sie Mitarbeiter haben und auch mit Teilzeitfahrlehrer arbeiten, empfehle ich Ihnen, an einer zentralen Stelle in der Fahrschule, für jeden Mitarbeiter einen Briefkorb aufzustellen. In diesen kommen dann alle Informationen, die für die einzelnen Mitarbeiter wichtig sind. Zudem können Sie dort schriftlich delegierte Aufgaben den Mitarbeitern zukommen lassen. Der oder die Mitarbeiter haben dann die Aufgabe, vor Arbeitsbeginn den Inhalt des Briefkorbes zu leeren und die Dinge mitzunehmen, damit dieser nicht zu einer Ablage verkommt.
So, damit schließe ich das Thema Delegation und empfehle Ihnen nochmals, wenn Sie delegieren, nur ganze Verantwortungsbereiche zu delegieren. Wenn Sie erreichen wollen, dass die Delegation erfolgreich ist, dann sorgen Sie für ein schriftliches Briefing mit dem gewünschten Ergebnis. Nicht der Weg zum Ergebnis ist dabei wichtig, sondern das Ergebnis selbst. Organisieren Sie sich selbst zeitgemäß und haben Sie Vertrauen in die Organisationsfähigkeiten Ihrer Mitarbeiter.
Auch diesmal wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung meiner Empfehlungen. Ich freue mich, Sie in einer Woche bei einer weiteren Folge zum Thema: „Wie werde ich mit meiner Fahrschule erfolgreicher?“ wiederzusehen.
Ihr
Guido Peternell
PS: Johann Wolfgang von Goethe sagte: „Korrektur bewirkt viel, aber Zuspruch bewirkt mehr.“ Ich freue mich auf Ihre Kommentare hier unten.
